Der beste Workflow als Texter: Von Akquise bis Ablieferung

Die Wahrheit aus der Praxis

Den für dich besten Workflow als Texter musst du nicht komplett von Beginn an nur über Trial-and-Error herausfinden.
Du kannst dich auch an bereits für gut befundenen Abläufen orientieren.

Kleiner Disclaimer:
Unsicherheiten gibt es natürlich so einige auf dem Weg zum selbstständigen Schreibtalent.
Ich könnte darauf mit einem Sprichwort antworten, das dir zum Thema Sicherheit bestimmt auch gleich einfällt, was dir allerdings nicht weiterhelfen würde.

Ja, mit Unabwägbarkeiten und Überraschungen muss man als Selbstständiger generell immer mal wieder rechnen.
Und dazu zählt auch der (tägliche, wöchentliche, monatliche) Workflow als Texter.

Aber, um hier einen sehr weisen Money-Mindset-Autor zu zitieren:
»Niederlagen sind der Schweiß des Erfolgs.« (MJ DeMarko)

Von daher:
Es ist noch nicht einmal nötig, bereits alles akribisch im Voraus zu wissen. Das kannst du auch gar nicht, da du als Person hinter deinem Business immer noch ein entscheidender Faktor bist.

Was ich dir dafür an die Hand geben kann

Ich kann dir etwas an die Hand geben, mit dem du dich jedoch nicht ganz so verloren fühlen wirst und dein Trial-and-Error zumindest eine Struktur bekommen kann.

Nein, keine Blaupause, aber einen Schritt-für-Schritt-Plan, an dem du dich orientieren kannst!

Und zwar so effizient wie möglich, da Zeit unser wertvollstes Gut ist.
Vor allem eine Unterstützung für dich, um potenzielle Unsicherheiten und Überraschungen auf deinem Weg zum erfolgreichen und glücklichen Texter zu minimieren!

Also, lass uns gleich loslegen!

Eine Unsicherheit bzw. Unabwägbarkeit, die du wahrscheinlich vermeiden willst, ist der Arbeitsablauf bzw. Workflow als Texter, den du mit deinen Traumkunden durchlaufen wirst.
Sprich, wie du als Profi effizient arbeiten und dadurch deine Kunden ganzheitlich glücklich machen kannst!

Ich gebe dir im Folgenden einen Schritt-für-Schritt-Ablaufplan an die Hand, an dem du dich entlanghangeln und ihn für die jeweilige Situation deiner Kunden individuell anpassen kannst bzw. solltest:

1. Workflow als Texter: Akquise

Natürlich steht am Anfang eines Auftrags stets die Frage, wie du überhaupt zu diesem kommst.

Wie eine erfolgreiche und vor allem alles andere als unangenehme Auftragsakquise ablaufen kann, haben wir ausführlich in diesem Artikel beschrieben.

In a nutshell:

  • Du legst deine Energie nicht auf Kaltakquise bzw. verschwendest nicht deine Zeit damit, dich für beliebige Jobausschreibungen zu bewerben.
  • Du legst deinen Fokus hingegen auf das Hinausschreien deiner Personal-Brand, deines Business-Statements und der Vorteile, die du gegenüber anderen hast.
  • Und: Du lehnst dich in Bezug auf Kundenakquise einfach zurück.

Interessenten bzw. potenzielle Kunden wollen nämlich die beste Lösung für ihr Problem von jemandem, dem sie vertrauen und mit dem sie sich identifizieren können, gelöst haben.
(Diejenigen, die nur nach dem besten Preis (bspw. auf Freelancer-Plattformen) Ausschau halten, wären für den ernsthaften Aufbau deines Business ohnehin Zeitverschwendung.)

Was du dabei unbedingt verstehen musst:

Bei Online-Businesses läuft der Hase anders.
Ganz besonders in Bezug auf Akquise.

Ein Traumkunde, d. h. jemand, der perfekt zu dir und dem, was du anbietest, passt, wird i. d. R. erst nachdem er 7-mal mit dir und deinen Leistungen Kontakt hatte, anfangen, dir zu vertrauen – (und dich auch erst dann buchen).

Bei nachhaltigen Online-Businesses geht es zudem nicht um das schnelle Geld, das du vielleicht als beliebiger Erfüllungsgehilfe für eine gewisse Zeit haben könntest.

Mit schnellem Geld ist aber nicht das „große“ Geld gemeint.
Denn erfolgreiche Unternehmer wissen, dass diese Art von Auftragserfüllungen nur in einem Teufelskreis münden. Ein Teufelskreis, der dich nicht zu einem langfristigen Erfolg führen würde.

Warum du damit bspw. auf Freelancer-Plattformen enden (und dort versauern) würdest, haben wir in diesem Artikel genauer beschrieben.

2. Workflow: Erste Kontaktaufnahme

Wie bereits oben beschrieben, erfolgt die erste Kontaktaufnahme bei dir (als ernstzunehmender Texter mit einer überzeugenden Personal-Brand) also von der Seite des Kunden.

Ja, sobald du eine überzeugende Personal-Brand hast sowie deine Nische mit Leidenschaft in die (Online-)Welt hinausschreist, werden Interessenten von selbst auf dich zukommen – und du kannst dich entspannt zurücklehnen und dich auf den Ausbau deines Business fokussieren.

Und ja, sobald du die ersten Anfragen erhältst, kannst und musst du auswählen.
Und zwar dahingehend, wie viel Spaß du mit dem Auftrag hättest und inwiefern der Auftrag dir persönlich und deinem Business weiterhelfen könnte.

Konkrete Tipps nach der ersten Kontaktaufnahme:

  • Einige dich mit dem Interessenten auf maximal zwei Kommunikationskanäle, z. B. E-Mail und Telegram. Sonst wird es schnell unübersichtlich.
  • Schreibe persönlich und individuell – nutze jedoch auch Vorlagen für wiederkehrende Formulierungen wie Erstkontakt, Leistungsbeschreibungen, Ablieferung etc. – sonst verbringst du damit zu viel Zeit, die du effizienter nutzen könntest.
  • Überfrachte den Kunden nicht mit zu vielen Einzelheiten, sondern fokussiere dich auf sein individuelles Problem – und zwar so ganzheitlich, aber auch so effizient wie möglich.

Wenn sich für dich diese ersten beiden Schritte zu gut um wahr zu sein anhören, lies meinen persönlichen Erfahrungsbericht über meine ersten Monate als Freelance-Texter.
Damit nicht noch mehr Schreibtalente in diesem Teufelskreis enden (und vielleicht sogar nicht mehr herauskommen oder das Handtuch werfen), habe ich die Hosen runtergelassen und meinen Bericht darüber kostenlos zur Verfügung gestellt.

3. Workflow als Texter: Angebot und Annahme

Dem Kunden muss stets klar sein, WAS GENAU er von dir für den jeweiligen Preis bekommt bzw. womit er rechnen kann/muss – denn auch er ist ein Unternehmer, der kalkulieren muss.

Von daher:
Sei bei der Beschreibung dessen, was für ihn tun kannst, was er tatsächlich bekommt und inwiefern das sein Problem löst, so transparent wie möglich.

Ein Beispiel:

Wenn einem Interessenten deine eigenen Blogartikel gefallen und er dich deswegen anfragt, auch für ihn Blogartikel zu erstellen, sollte klar sein, in welcher Form du ihm diese Texte liefern würdest:
z. B.:

  • Wird das Fokus-Keyword vorgegeben, d. h. vom Kunden zur Verfügung gestellt? (Er könnte dafür nämlich einen internen SEO-Spezialisten haben.)
  • Soll der Text nur als Dokument (Dateityp festlegen!) oder in einem Copy-and-Paste-ready-Format mit HTML-Auszeichnungen, internen Verlinkungen und weiteren Formatierungen geliefert werden?
  • Sollen auch passende Metadaten zur Verfügung gestellt werden? (Wie z. B. sprechende URL, Description, Title etc.)
  • Soll der Artikel zusätzlich von einem Korrektor gegengelesen werden? (Hier sind deine Connections gefragt!)
  • Soll der fertige Artikel zusätzlich im CMS des Kunden hochgeladen und geschedult werden? (Achtung vor dir unbekannten CMS!)

Übrigens:
Diese erwähnten Punkte sind natürlich auch eine Budgetfrage, was der Interessent bereit ist zu zahlen.

Die Preise für die einzelnen Dienstleistungen sind dabei jedoch NICHT verhandelbar!
Falls der Kunde ein kleineres Budget hat und lieber nur das (unkorrigierte) Textdokument haben möchte (und die Einbindung ins CMS selbst erledigt), kannst du ihm als mögliche „Preisverhandlung“ eben diese weniger ausführliche Leistung anbieten.

Habe stets im Hinterkopf:

Der Interessent will nicht für den Blogartikel, also für das Produkt an sich zahlen.
Er will Geld investieren, damit er einen Blogartikel auf seine Website stellen kann, um dadurch seine eigene Marketingstrategie zu verfolgen und sein eigenes Angebot besser verkaufen zu können.
Eben dahingehend kannst du ihm unterschiedlich ausführliche Dienstleistungen rund um das Thema „Blogartikel“ anbieten. Deine Preise hingegen sind fix.

Für weitere Infos zur optimalen Preisberechnung von Freelance-Textern lies diesen Artikel.

4. Workflow: Schriftliche Kommunikation & Verträge

Communication is key!

Vor allem schriftliche Kommunikation.
Mündliche Verträge sind theoretisch auch rechtlich bindend, aber ohne Aufzeichnung einerseits potenziell missverständlich und andererseits nicht rückverfolgbar.

Von daher:
Um auf der sicheren Seite zu sein und alle Vereinbarungen auch schwarz auf weiß zu haben, halte alles schriftlich fest und lass dir jeden Wunsch, jede Änderung, jedes noch so kleine Detail schriftlich bestätigen.

Verträge

Bei komplexeren Projekten (ganz besonders, wenn es um regelmäßige Aufträge geht) empfehle ich, einen gemeinsamen Vertrag aufzusetzen.
Das beugt Missverständnissen bei bspw. Pflichten des Auftraggebers oder auch bei nichteingehaltenen Zahlungsverpflichtungen vor.
Nicht dass wir das jetzt verteufeln wollen. 😉

(Zudem empfehle ich für generelle Pflichten deinerseits und allgemeine Vereinbarungen mit dir und deinem Business AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) aufzusetzen.
Veröffentliche sie auf deiner Website und weise bei jeder schriftlichen Kommunikation auf sie hin – (kann bspw. in deiner E-Mail-Signatur enthalten sein)).

Bei größeren Projekten ist grundsätzlich der Abschluss eines sogenannten Werkvertrags anzustreben.
Bei Textproduktionen mit gewünschten ausschließlichen Nutzungsrechten ein Lizenzvertrag.

Mehr zum Thema Rechte, Lizenzen und Verträge erfährst du in diesem Artikel!

5. Workflow als Texter: Anzahlung als Angebotsannahme

Ja, viele haben Wünsche, einige haben Pläne, jedoch nicht alle haben konkrete Vorhaben, die sie auch wirklich in die Tat umsetzen wollen.
Und ja, leider gibt es auch immer wieder ein paar schwarze Schafe.

Von daher:

  1. Nimm keine Kleinstaufträge an, die in keiner Relation zu deinem Aufwand drumherum stehen. (Wenn es bspw. um einen Neukunden mit einem Thema geht, zu dem du erst einmal genauer recherchieren müsstest, der Kunde jedoch nur einen kurzen Artikel mit 300 Wörtern haben will.)
  2. Strebe ganzheitliche Betreuungsprojekte an.
  3. Verlange als Zeichen einer Angebotsannahme einen Vorauszahlungsbetrag von mind. 35 %. Dann kannst du dir sicher sein, dass der Kunde es auch wirklich ernst meint.

6. Workflow: Umsetzung der gewünschten Dienstleistung

Jetzt geht es ans Eingemachte.

  • Teile dem Kunden (schriftlich) und transparent deine Arbeitsschritte mit.
  • Erkläre ihm, was danach noch von ihm zu erledigen ist (z. B. bei Lektoraten seine Überarbeitung).
  • Stelle ihm ein voraussichtliches (!) Lieferdatum für das „Endergebnis“ in Aussicht.
  • Kläre mit ihm auch die von dir verwendete Software ab. (Denn es bringt z. B. nichts, wenn du fleißig in Pages arbeitest, der Kunde aber Word verwendet.)

Grundsätzlich:

  • Arbeite an dem gewünschten Text nach bestem Wissen und Gewissen. Stets mit dem Ziel, die beste Lösung für den Kunden umsetzen zu wollen.
  • Frage bei Unsicherheiten oder Unklarheiten immer nach – denn ein Mehraufwand für eine zusätzliche Korrekturrunde geht von deiner Zeit und Bezahlung ab.
  • Baue auch als „Zuckerl“ ein kleines Overdelivering, wie bspw. zusätzliche Kleinstleistungen, die dir leicht von der Hand gehen, als Überraschung mit ein.
    ABER: Übertreibe damit nicht, verfalle keinem Perfektionsbestreben und schieße dabei nicht übers Ziel hinaus.
  • Arbeite im Reverse-Engineering: Überlege, was der Kunde erwarten wird, und setze dies in deiner Arbeit genau um.

Sobald du den Auftrag in jedem Punkt fertiggestellt hast, liefere ihn fristgerecht (oder als Overdelivering bspw. einen Tag früher) ab.

Räume deinem Kunden eine befristete Absegnungszeit mit der Möglichkeit einer einmaligen Korrektur- bzw. Überarbeitungsrunde ein. Denn du willst ja, dass der Kunde zufrieden ist.
(Diese Möglichkeit kannst du übrigens bereits in deinen AGB festhalten. So weiß jeder Interessent gleich, was in deinem Preis inkludiert ist.)

7. Workflow als Texter: Rechnungsstellung

Nachdem der Auftrag abgeliefert ist, müssen deine Leistungen dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Und zwar entsprechend dem Angebot bzw. in Anlehnung an evtl. weitere (schriftlich!) vereinbarten Zusatzleistungen.

Die Rechnung sollte dem Kunden transparent auflisten, für was genau ein Entgelt verlangt wird. Falls du eine Pauschale ausgemacht hast, nenne sie auch so.

Vergiss bei deiner Rechnungsstellung nicht die gesetzlichen Vorgaben gemäß deinem Unternehmen. (Wie z. B. den Ausweis einer Mehrwertsteuer bzw. den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.)

Ein wichtiger zusätzlicher Punkt:
Weise in deiner Rechnung auf eine Bezahlfrist hin.
Das heißt: Bitte um eine Begleichung der Rechnung bis zu einem bestimmten Datum und setze dir dieses Datum plus 3 Tage auf Wiedervorlage.

Zahlungsverzug?

Falls du bis zu diesem Zeitpunkt keinen Geldeingang verzeichnen konntest, musst du natürlich rückfassen.

Geh aber zunächst von keinem böswilligen Verhalten aus: Manchmal landet eine Rechnung (vor allem bei größeren Unternehmen) einfach nur im falschen Ordner.

Schicke in einem solchen Fall eine nette Zahlungserinnerung mit dem erneuten Anhang deiner Rechnung.

Falls dies ins Leere gehen sollte, musst du natürlich härtere Geschütze auffahren.

Mahnungsschreiben und Inkassostellungen sind kein Spaß, solltest du aber im Hinterkopf haben.
Es gibt dafür einige Unternehmen, die dich dabei unterstützen und den Inkassoauftrag abwickeln können. Ich persönlich kann jedoch kein spezifisches davon empfehlen, da ich selbst Gott sei Dank noch nie in einer solchen Situation war.
(Erinnerungsschreiben habe ich allerdings bereits etliche verfassen müssen. 😉 )

8. Workflow: Feedback, Rezension, Portfolio-Aufnahme & Kundenliste

Nach einem abgelieferten Auftrag ist deine Arbeit allerdings noch nicht vorbei.
Denn nun geht es um den wirklich nachhaltigen Faktor deines Business.

  • Frage unbedingt (nach deiner eingeräumten Überarbeitungszeit) nach Feedback!
    Anhand der Meinung deines Kunden kannst du seine Zufriedenheit ablesen und mit Hilfe seines Feedbacks wiederum deine Arbeit und Workflows als Texter optimieren.
    Was du unbedingt tun solltest, denn:
    Es geht ja wie gesagt nicht nur um die Ablieferung einer Dienstleistung, sondern darum, die bestmögliche Lösung für deine Kunden anzubieten. Alles andere wäre nicht nachhaltig.
  • Zudem kannst du deinen Kunden, wenn er vollends zufrieden war, um eine persönliche Rezension bitten.
    Frage ihn dabei, ob du diese und/oder das Projekt selbst für dein Portfolio (wie z. B. auf deiner Website oder auf Social Media) verwenden darfst.
    Dies ist sinnvoll, wenn der Auftrag für dich und dein Business bedeutend war und du dich auf diese Art von Aufträgen oder das Thema spezialisieren willst.
    (Tu dies übrigens auf keinen Fall ohne seine Zustimmung. Sonst würdest du Urheberrechte an seinem Rezensionstext verletzen und damit nicht zuletzt deinen Kunden vergraulen.)

Zusätzlich:

Vergiss deinen Kunden nach Auftragsablieferung nicht, sondern liste ihn in einer internen Kundenliste mit Infos zu ihm und seinen Aufträgen.

Dafür kannst du bspw. einfach eine Excel-Liste oder ein (SaaS-)CRM-Tool nutzen. (CRM = Customer Relationship Management)
Ein gängiges (bis zu einer bestimmten Anzahl von Kontakten kostenloses) CRM-Tool ist z. B. Mailchimp, mit dem du auch Newsletter oder sonstige Follow-up-E-Mails erstellen kannst.

Natürlich kannst du deinem Kunden jedoch nicht ohne gesonderte Erlaubnis einfach deinen Newsletter zusenden. (Stichwort „Permission Marketing“)
Aber du kannst ihn bspw. in regelmäßigen Abständen anschreiben und (passend zu seinem vergangenen Auftrag) Cross-Selling anbieten.

Denn:
Wenn er bereits bei dir gekauft hat und zufrieden war, könnte er potenziell auch an weiteren Leistungen bzw. an einer weiteren Zusammenarbeit interessiert sein.

Falle dabei aber nicht mit der Tür ins Haus und übertreibe es nicht.
Anhand eigener Notizen zum jeweiligen Kunden (wie er bspw. auf Follow-up-E-Mails reagiert hat) kannst du weitere Kontaktaufnahmen einschätzen und einfach nur wertschätzend mit ihm in Kontakt bleiben.

Fazit

Ich bin davon überzeugt, dass mein 8-Schritte-Ablaufplan mehr Klarheit für deinen eigenen Workflow als Texter gebracht und auch einige Unsicherheiten aufgelöst hat.
Wie gesagt, es ist keine Blaupause, aber eine Struktur, an der du dich orientieren kannst.

Jetzt bist du dran!

Arbeite an einem überzeugenden und mehrwertgebenden Content-Marketing, lehn dich danach zurück und freu dich auf Aufträge, die dir so richtig Spaß machen und dein Business voranbringen werden!

Dann wird es ein Leichtes sein, auch die dargestellten 8 Punkte mit Spaß in deinen eigenen Workflow als Texter einzubauen!

Noch mehr konkrete Tipps und Unterstützung bei Unklarheiten bekommst du übrigens in meiner privaten Community auf Facebook: Komm dazu und lass dich inspirieren!

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